O Reembolso de Despesas na Advocacia: O que Muda com a Reforma Tributária

É comum que sociedades de advogados antecipem custos necessários ao mandato (passagens, hotel, alimentação, transporte, etc.) e, ao final, requeiram o reembolso ao cliente, frequentemente através da própria nota fiscal de serviços.

A problemática tributária surge de uma questão simples: esse reembolso constitui mera recomposição (ingresso transitório) ou representa preço (receita/valor da operação)? A resposta altera a base de cálculo dos tributos sobre o consumo e sobre a renda.

No regime atual, a Receita Federal consolidou o entendimento de que valores recuperados a título de despesas incorridas pelo prestador em nome próprio integram a base de cálculo do PIS e da COFINS, por comporem a receita bruta/faturamento do prestador.

A Solução de Consulta COSIT nº 144/2023, ao analisar situação típica de recuperação de despesas vinculadas à prestação de serviços, parte do conceito legal de receita bruta e conclui, em síntese, que o preço do serviço integra a receita bruta e que custos e despesas do prestador (ainda que reembolsados) não deixam de compor a base quando o dispêndio é realizado em nome do próprio prestador.

No mesmo sentido, a jurisprudência administrativa do CARF possui precedente emblemático: no Acórdão nº 9303-013.281 (CSRF/3ª Turma), Processo nº 19515.003320/2005-62, o colegiado assentou que recuperações de despesas ligadas à prestação de serviços integram a base do PIS/COFINS quando a contratação e o documento fiscal estão em nome do prestador, por se tratarem de parcela do preço do serviço.

Para IRPJ e CSLL, a discussão reaparece sob outra perspectiva: no lucro presumido, a base é determinada por percentuais aplicados sobre a receita bruta. Nessa linha, o reembolso tende a ser considerado receita sempre que o valor é cobrado do cliente como componente da prestação.

No REsp 1.421.590/RN, o Superior Tribunal de Justiça adotou premissa relevante para esse debate: no lucro presumido, a base de cálculo é a receita bruta auferida, e valores recebidos do tomador para cobrir dispêndios vinculados ao serviço integram essa receita, pois compõem o preço da prestação.

Já no âmbito da Reforma Tributária, a EC 132/2023 instituiu o IVA dual e estabeleceu, para o IBS, a espinha dorsal constitucional: (i) neutralidade; (ii) incidência sobre operações com bens e serviços; e (iii) não cumulatividade ampla, com compensação do imposto devido pelo montante cobrado nas aquisições do contribuinte (CF, art. 156-A, § 1º, VIII).

A Constituição também exige harmonização entre IBS e CBS quanto a fatos geradores, bases de cálculo, hipóteses de não incidência, regimes e regras de creditamento (CF, art. 149-B).

Por sua vez, a Lei Complementar nº 214/2025 desloca a discussão do conceito de receita para o valor da operação. A regra geral é expansiva: integram o valor da operação todos os valores cobrados do adquirente, com acréscimos e encargos (LC 214/2025, art. 12, § 1º).

Assim, se o escritório contrata hotel ou companhia aérea em seu próprio CNPJ e cobra do cliente o mesmo valor como reembolso na nota fiscal de serviços, o montante, como regra, compõe o valor da operação do serviço de advocacia e integra a base do IBS e da CBS.

A exceção legal está nos pagamentos por conta e ordem. A própria LC 214/2025 cria uma exclusão específica do valor da operação para reembolsos ou ressarcimentos relativos a pagamentos feitos por conta e ordem de terceiros, desde que: (i) comprovados por documentos fiscais emitidos em nome de terceiro e (ii) esse terceiro seja identificado como destinatário do bem ou serviço (LC 214/2025, art. 12, § 2º, IV).

Na prática, o regime por conta e ordem normalmente exige: (a) contrato com cláusula expressa de adiantamento/prestação de contas; (b) documentos fiscais de hotel ou companhia aérea em nome do cliente; (c) segregação contabilística do valor como trânsito financeiro (não como preço); e (d) relatório de prestação de contas com documentos de suporte.

Entretanto, mesmo quando o reembolso integra o valor da operação (despesa em nome do escritório), a sistemática do IVA altera a economia do problema: a não cumulatividade é financeira e permite, em regra, que o escritório se credite do IBS/CBS suportado nas aquisições necessárias à atividade, abatendo do débito na saída.

Na LC 214/2025, a regra matriz de creditamento está no art. 47, e o aproveitamento do crédito pode estar sujeito às condições do art. 48, incluindo mecanismos como o split payment.

Há um cuidado relevante: a Constituição admite exceções de não creditamento para despesas de uso ou consumo pessoal, a serem especificadas em lei complementar (CF, art. 156-A, § 1º, VIII). Em viagens, a fronteira entre despesa da atividade e consumo pessoal pode gerar contencioso, especialmente para alimentação e itens acessórios.

Portanto, se determinada sociedade de advocacia quiser afastar a base do IBS/CBS, deve estruturar o adiantamento por conta e ordem, com documentação fiscal em nome do cliente, para aderência ao art. 12, § 2º, IV, da LC 214/2025. Se a operação permanecer em nome próprio, a sociedade deve tratar o reembolso como componente do preço (tributável), mas preparar os créditos do IBS/CBS nas despesas, revendo a política interna e contratos para reduzir disputas sobre uso ou consumo pessoal. Em qualquer cenário, é essencial separar contabilmente os adiantamentos, manter a prestação de contas e alinhar a redação contratual (cláusula de despesas, forma de faturamento, obrigação do cliente de emitir ou indicar dados para nota fiscal em seu nome).

Concluindo, se a despesa for contratada em nome do próprio escritório e o valor for cobrado do cliente, o entendimento administrativo hoje dominante (RFB e CARF) tende a tratar o montante como componente do preço e, portanto, tributável por PIS/COFINS e, no lucro presumido, também na base de IRPJ/CSLL. Com o IBS/CBS, a lógica passa a ser a do valor da operação: em regra, o reembolso integra a base, mas a LC 214/2025 abre exceção expressa para pagamentos por conta e ordem, desde que documentalmente estruturados. Mesmo quando tributado, o efeito económico tende a ser neutralizado pela não cumulatividade (créditos).