O compliance empresarial em tempos de coronavírus

Diante da pandemia do COVID-19, é fato que as áreas de compliance das empresas estão diante de um cenário sem precedentes, de modo que estão enfrentando novos e importantes desafios, na medida em que tendem a intensificar os riscos relacionados a fraude, inobservâncias a regras de procedimento interno, possíveis atos de corrupção e outras interações indevidas com órgãos públicos.
Em tempos de quarentena e teletrabalho (home office), pode haver a falsa percepção de que os departamentos de compliance reduzirão seus esforços fiscalizatórios e investigativos. Por isso, é muito importante que os departamentos se mantenham (e se mostrem) presentes e ativos, adotando rotinas para manter o nível de controle e reduzir riscos e chances de práticas ilícitas que possam impactar os negócios da empresa.
Para tanto, os departamentos de compliance devem avaliar quais os pontos mais sensíveis afetados pela crise e ponderar se há necessidade de adequar as políticas internas da empresa ou até mesmo se é o caso de criar novas políticas internas, mesmo que temporárias. Da mesma forma, importante analisar se devem ser elaborados eventuais aditivos ao Código de Ética e Conduta Profissional, ajustando-o à realidade atual da empresa.
Além disso, durante o período de home office, em que os colaboradores não estão juntos fisicamente, aumentam as possibilidades de difundirem os chamados fake news corporativos. Isso porque é natural que os funcionários se comuniquem por WhatsApp e/ou outros meios não oficiais, de modo que uma suposição criada por alguém certamente será compartilhada e ganhará corpo de forma rápida e descontrolada.
Nesse sentido, é fundamental que a empresa, através de seu departamento de compliance, mantenha uma rotina de regularmente disparar mensagens oficiais a seus colaboradores – mensagens padronizadas, curtas e com impacto (por exemplo, informando o dia que encerrará o home office ou que ele será prorrogado por determinado período, evitando assim que suposições diversas circulem entre os colaboradores e afetem o rendimento do trabalho).
Outra sugestão para a atuação e oxigenação do programa de compliance durante a quarentena é a realização de treinamentos online (EAD). Caso o departamento de compliance e a administração da empresa entendam oportuno, interessante antecipar eventual treinamento agendado para o final do ano e realizá-lo agora, mesmo que de modo remoto (com respostas a um quiz, por exemplo).
O departamento de compliance também deve demonstrar e reforçar os limites do home office, estabelecendo diretrizes e ministrando treinamentos, por exemplo, para eventuais necessidades de reunião por vídeo conferência (qual traje usar, cuidado com o "cenário" onde o colaborador estiver, maneira de se portar etc.).
Ademais, possíveis entrevistas e investigações devem ser mantidas e realizadas, utilizando-se de meios alternativos ao presencial: call, vídeo conferência ou qualquer outra forma de comunicação remota, ainda que após o retorno físico seja necessário fazer novos atos presenciais.
Ainda, do ponto de vista operacional da empresa, recomenda-se que o departamento de compliance permaneça atento a todas as mudanças legais geradas (por exemplo: eventuais mudanças em procedimentos para licitação, alterações nos moldes das relações de trabalho, antecipação ou suspensão de obrigações tributárias, dentre outros), visando eliminar quaisquer riscos existentes e/ou eventuais prejuízos futuros para a empresa por alguma infração cometida nesse momento.
Enfim, diversas são as alternativas para o programa de compliance não "se perder" durante a quarentena. Mesmo que realizados à distância, os controles de riscos devem permanecer rígidos e funcionais quanto às sensibilidades e procedimentos adotados para garantir a integridade, o comportamento anticorrupção, a proteção de dados pessoais etc., pois logo o cenário atual será superado e os mais diversos organismos fiscalizatórios continuarão a autuar.
Nesse período delicado, especialmente durante o home office, os gestores de compliance têm o compromisso de demonstrar que a empresa não está parada, os negócios não estão parados. Houve apenas uma substituição temporária da forma e local em que eles são feitos. E mais: é essencial que os colaboradores estejam seguros de que o departamento de compliance está ativo e em plena atividade.
A equipe do CM Advogados está à total disposição para esclarecimentos e qualquer auxílio necessário.
CM Advogados – Equipe de Compliance e Ética Corporativa