Newsletter de Compliance – Novembro 2021

Compliance Tributário: A regularidade que transforma empresas
Fonte: Legis Compliance
De maneira recorrente, seja em conversas casuais ou em discussões mais aprofundadas, o ambiente fiscal brasileiro é visto e lembrado como algo complexo e burocrático que, em última instância, amplia o chamado Custo-Brasil.
Tal percepção, por sua vez, não surge por acaso: conforme informações do estudo "Quantidade de Normas Editadas no Brasil: 32 anos da Constituição Federal de 1988", realizado pelo IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), foram editadas mais de 6,4 milhões de normas no país entre 1988 e 2020, das quais 419.837 são da área tributária – ou seja, aproximadamente 36 normas editadas por dia.
Para efeito de comparação, nos últimos cinco anos, o Brasil, que ocupa o primeiro lugar entre os países analisados, editou mais de 13 mil normas desse tipo, número que representa o triplo do registrado pelo segundo e terceiro colocados, Itália e Chile, respectivamente, que editaram cerca de 4 mil normas no período. Ainda, em termos práticos, de acordo com o IBPT, seria necessária a leitura de 327 mil artigos para que se pudesse conhecer todo o sistema tributário brasileiro em vigor atualmente.
Portanto, levando-se em consideração as informações e números citados acima, fica claro que estar em conformidade com as normas e regras existentes pode ser um grande desafio para a maioria das empresas. Sendo assim, como estruturar uma jornada de Compliance Tributário nas organizações?
Segurança e transparência
Instituir práticas de Compliance tem sido um processo cada vez mais comum dentro das organizações, em um momento em que as companhias buscam uma governança corporativa mais transparente e confiável – tanto, para questões relacionadas ao posicionamento de mercado e busca por investimento, quanto para evitar riscos no relacionamento com o Fisco.
Quando pensamos no Compliance Tributário, estamos considerando, por sua vez, todo o conjunto de atividades que têm como objetivo colocar a empresa em conformidade com a legislação, englobando desde obrigações principais (pagamento de tributos, por exemplo) até as chamadas obrigações acessórias – como a produção de relatórios e organização de documentos.
No entanto, construir e estabelecer tais práticas não representa uma mudança simples, que possa ser adotada de forma repentina. Demanda o esforço, primeiramente, da diretoria, que deve entender tais procedimentos como algo que deve passar a fazer parte da cultura da organização, de maneira que esteja de acordo com os objetivos estratégicos da companhia.
Como resultado disso, torna-se possível e viável atribuir muito mais segurança e transparência a processos fiscais e tributários, evitando possíveis multas que podem desequilibrar as finanças de um negócio, mantendo uma boa reputação da empresa perante o mercado e seus stakeholders, e, em última instância, reduzindo custos por meio de uma organização e mapeamento fiscal capaz de identificar pagamentos a maior ou possibilidades de planejamento tributário mais eficientes.
Suporte de parceiros e tecnologia
Para tanto, é crucial para as organizações contar com o apoio e serviço de profissionais especializados na área tributária, facilitando e dando suporte à construção de análises e auditorias acerca do comportamento fiscal da empresa, incluindo questões relacionadas à escrituração, pagamento de impostos e taxas, emissão de notas fiscais e uma série de questões técnicas da esfera fiscal.
Assim, estando em conformidade com a legislação, a empresa supera os riscos do recebimento de notificações, autuações e penalidades. Além disso, atribuir maior atenção e revisão a esses processos é relevante também para identificar eventuais créditos e recuperações tributárias junto ao Fisco.
Práticas de Compliance Tributário, ademais, ganham importância e relevância em um contexto de avanço dos recursos tecnológicos à disposição no segmento jurídico, os quais gradativamente são incorporados na área – e também são cada vez mais utilizados por órgãos fiscalizadores, que aprimoraram seus sistemas para controle e detecção de irregularidades.
Para que toda essa adaptação aconteça de forma fluida, é necessário que se estabeleça, em primeiro lugar, uma cultura organizacional que enxergue as práticas de Compliance como algo que agrega valor à companhia, estando de acordo com seus princípios e objetivos estratégicos. Dentro de uma realidade em constante mudança, é oportuno que as empresas embarquem nas transformações em curso e potencializem seu crescimento de maneira segura, transparente e eficiente.
Observação CM Advogados: A partir da notícia supracitada, são perceptíveis as vantagens obtidas pelas empresas que aderem as práticas de Compliance, não sendo diferente quando há uma segmentação do programa, caso do Compliance Tributário, que têm como objetivo dar suporte para a empresa ficar em conformidade com a legislação. O resultado disso é a atribuição de mais segurança e transparência aos processos fiscais e tributários, que têm como característica serem mais burocráticos, evitando assim possíveis multas, mantendo uma boa reputação da empresa perante o mercado e reduzindo custos através da organização.

Desafios do Compliance em tempos de home office
Fonte: Jota Info
A consolidação do modelo híbrido de trabalho, considerando o home office e a atuação presencial, tornou-se uma realidade nas organizações, mas essa tendência traz consigo uma série de dificuldades e desafios que, se durante o último ano foram tratados como momentâneos, agora passam a ser permanentes.
Processos internos que foram elaborados com uma dinâmica em que se depende da pessoa ao lado para resolver ou dar continuidade ao trabalho, precisam ser revistos e atualizados. Da mesma forma, os sistemas utilizados precisam contemplar essas mudanças de ambiente descentralizado e aumentando o nível de controle e indicadores gerados a fim de possibilitar, cada vez mais, um monitoramento remoto das atividades e dos riscos organizacionais.
Para as atividades de compliance, este novo cenário se torna ainda mais crítico e complexo, pois, à medida que se precisa enxergar o que acontece na empresa sem, no entanto, poder estar presente em todos os lugares – que era a realidade de antes, novos modelos precisam surgir para que os planos sejam executados, assim como as atividades acompanhadas e realizadas devem compreender o menor risco, mesmo se mantendo ágil e eficiente.
Na esteira das novidades para o novo cenário, é possível citar algumas medidas que se destacam para modernizar as rotinas de conformidade nas empresas, colocando nas mãos do Chief Compliance Officer (CCO) um modelo que mescla a terceirização aos esforços internos. Estamos falando do Compliance as a Service, que traz iniciativas como:

• Uso de plataformas de serviços, como de Due Diligence, para realizar avaliações completas de empresas ou indivíduos, em poucos segundos, e gerar uma série de alertas que podem ser respondidos por diferentes pessoas da organização ou fora dela, porém mantendo o controle geral de quem demandou essas ações de forma centralizada dentro da plataforma, contando com prazos e tarefas bem definas, permitindo obter indicadores de gestão e risco, além do monitoramento contínuo de entidades.
• Adoção de um Canal de Denúncias estruturado para possibilitar que toda a apuração do relato seja feita via plataforma, gerando tarefas para os envolvidos na apuração, além do acompanhamento de um plano de ação e indicadores operacionais e estratégicos, refletindo a efetividade da ferramenta e das ações realizadas.
• A utilização de ferramentas de gestão de conflitos de interesses, declaração de brindes e presentes e de relacionamento com setor público devem dar a visibilidade de como estes assuntos estão difundidos dentro da organização e qual o tratamento adequado dado a cada uma das ações, que vai alimentar, no futuro, a elaboração de planos de treinamento e comunicação, bem como a revisão dos normativos e do código de ética.
• Acompanhamento dos treinamentos e dos termos de aceite devem ser constantes, a fim de assegurar que a cultura de compliance continue permeando todos os níveis organizacionais.
• Finalmente, terceirizar parte das funções operacionais do compliance, deixando as atividades estratégicas, assim como as tomadas de decisão, para o compliance officer. Esta é uma forma de se otimizar o tempo, que está cada vez mais escasso e com demandas cada vez maiores em função do distanciamento social, uma vez que os profissionais tendem a procurar mais suas áreas de compliance para tirar dúvidas ou trazer situações de riscos, de acordo com pesquisa do Society of Corporate Compliance & Ethics (SCCE).

Por trás de todas essas plataformas, o compliance officer deve ser capaz de concatenar os diferentes indicadores, workflows e planos de ação para garantir o melhor uso das ferramentas e dos resultados obtidos. Plataformas integradas, que concentram diferentes atividades e pilares do compliance, são o futuro para uma gestão eficiente e focada, visto que a análise conjunta dos indicadores pode trazer elementos com riqueza de informação, muito diferente de quando é feito de forma isolada, restringindo algumas identificações.
Ter estas informações na mão passa a ser fundamental para o compliance officer e saber como utilizá-las de forma a maximizar os resultados da estrutura de compliance poderá ser o grande diferencial dos compliance officers do futuro.
Observação CM Advogados: Em meio à crise gerada pelo novo coronavírus surgiram vários desafios, principalmente perante o novo modo de funcionamento de algumas empresas. Como alternativa para a manutenção dos negócios, muitas empresas adotaram o regime de teletrabalho e com esse distanciamento os programas de compliance passaram também a enfrentar desafios. Entretanto, com a adoção de algumas técnicas, tais como a virtualização de procedimentos, o monitoramento remoto das atividades e a criação de um canal de denúncias, numa plataforma capaz de gerar dados e estatísticas, mesmo à distância, conforme bem explica o texto, é possível vencer os desafios, mantendo o programa de compliance perfeitamente em funcionamento.

A blindagem do canal de denúncias frente às "fake news"
Fonte: Legis Compliance
A sociedade digital já é realidade há algum tempo e, nesse contexto, a informação circula literalmente na velocidade da luz, fato que tem seus benefícios e malefícios e, dentre esses, a disseminação de fake news é um dos mais nocivos.
As fake news não são apenas informações erradas, mas, sim, intencionalmente falsas, ou seja, fraudulentas, que além de circular fácil e livremente nas comunicações via WhatsApp, redes sociais e outros, também estão cada vez mais presentes no mundo corporativo e, pior, nenhuma organização está imune. Relativamente simples de lançar e difícil de conter, a desinformação pode se utilizar de um importante pilar do programa de ética e compliance: o Canal de Denúncias e Ouvidoria.
O Canal de Denúncias tem a importante função de ser uma linha direta entre todos os públicos que se relacionam com a empresa – colaboradores, fornecedores, clientes, etc – e com o comitê de ética e a alta gestão das organizações. Nesse sentido, este canal deve estar sempre disponível para "ouvir" a todos com o objetivo de captar situações reais de comportamentos inadequados ou qualquer evento que viole políticas internas ou legislações, portanto, não deve servir como ferramenta para disseminação de fake news e desinformação. De fato, um canal que simplesmente atue como um "anotador de recados" pode representar um grande risco para a organização, repassando denúncias sem qualquer triagem e análise prévia do conteúdo.
Aproximadamente 63% das denúncias são registradas de maneira anônima, justamente pelo fato de preservar a identidade do denunciante, e deixá-lo mais à vontade para reportar situações irregulares vivenciadas na organização. É provável que muitas pessoas deixariam de utilizar o canal de denúncias, caso a identificação fosse uma característica obrigatória.
O anonimato não altera a relevância do fato relatado, porém o papel da triagem e da análise prévia, torna-se ainda mais importante para a avaliação desses casos, já que um futuro contato com o denunciante dependerá exclusivamente da ação dele. O denunciante mal-intencionado pode esconder-se atrás desse recurso e o provedor de canal de denúncias deve ter uma equipe especializada e capacitada em técnicas de entrevistas para conseguir detectar situações que possam indicar possíveis inverdades, como, por exemplo, contradições ocorridas durante o registro.
Por isso, é importante que a organização utilize uma plataforma robusta de gestão de casos, com capacidade de comunicação com o denunciante, seja ele anônimo ou identificado, para esclarecimentos ou ainda para o complemento de informação. O denunciante, por sua vez, também deve ter a possibilidade de acessar o seu caso, complementar informações, incluir evidências ou trazer novos fatos ao relato.
Para uma boa condução deste processo, o provedor do canal de denúncias deve ser a primeira linha de proteção contra os malfeitores e atuar em conjunto com a organização, do começo ao final do processo de tratamento, com a disponibilização de uma equipe capacitada e com uma plataforma tecnológica consistente e em constante evolução.
Observação CM Advogados: O programa de compliance através do Canal de Denúncias cumpre a função de traçar uma linha direta e segura entre todos os colaboradores de uma empresa, estando disponível para receber denúncias, anônimas ou não, a partir de comportamentos inadequados ou que violem as políticas internas da empresa, portanto, não servindo como ferramenta para disseminação de "fake news" e desinformação, como muito bem colocado no texto. De fato, que muitas pessoas deixariam de utilizar o canal de denúncias, caso a identificação fosse uma característica obrigatória, por isso se faz necessária a utilização de uma plataforma robusta de gestão de casos, com atributos capazes de coibir as "fake news", que por certo são uma minoria dentro do programa de compliance.

Colaboradores responsáveis
Marco Aurélio de Carvalho – OAB/SP 197.538
Celso Cordeiro de Almeida e Silva – OAB/SP 161.995
Aline Cristina Braghini – OAB/SP 310.649
João Paulo Dias Morandini – OAB/SP 453.207
Roberto Carlos Antonio Junior – OAB/SP 426.319