Newsletter de Compliance - Dezembro 2021

Tecnologia é o novo diferencial para programas de compliance
Fonte: Consultor Jurídico (ConJur)
O compliance surgiu em meados de 1970, nos Estados Unidos, como foco para combater práticas financeiras ilegais. Nessa época o compliance era voltado apenas para práticas de controles contábeis e financeiros, controles esses feitos apenas pelo meio físico, de livros-caixa, de forma manual.
Desde então, o compliance evoluiu a passos largos, transcendendo as fronteiras norte-americanas e passando a ser uma ferramenta de gestão utilizada em escala global, capaz de prevenir, mitigar e remediar riscos de conformidade, além de riscos relacionados a fraudes financeiras.
Assim, compliance significa promover a conformidade com a legislação e também com as regras internas da empresa de forma a promover um ambiente de trabalho íntegro e saudável.
Nesse sentido, fazem parte do programa de compliance o recebimento e tratamento de denúncias, tratamento de riscos de conformidade que a empresa possa ter, elaboração de políticas contendo as regras internas da empresa e a promoção de controles internos em geral voltados para a prevenção de fraudes.
São muitas tarefas essenciais em um programa de compliance, daí o questionamento comum dos profissionais da área: como podemos monitorar as tarefas essenciais e impulsionar a eficácia do programa de compliance?
Tecnologia como aliada ao compliance
A chave para a questão se encontra nas ferramentas digitais, que são fortes aliadas para a promoção de um programa de compliance eficaz. Plataformas digitais promovem um aumento na eficácia dos programas de compliance nos seguintes aspectos: monitoramento e tratamento de denúncias; controles de assinatura de códigos e políticas; rápida realização de treinamentos; aumento na eficácia de tratamento de riscos e aumento na eficácia de controles internos. Vejamos cada um dos itens em detalhes:
Canal de denúncias digital
Em um mundo cada vez mais online, é essencial a disponibilização de um canal de denúncias via web, e não apenas via 0800. O acesso via web facilita a denúncia para colaboradores e assim é possível uma maior recepção das mesmas e, como consequência, aumenta-se o tratamento de não conformidades. Ademais, a investigação interna digital possibilita maior organização da investigação, além de melhorar o armazenamento de evidências no tratamento de denúncias.
Assinaturas de códigos e políticas
Com as plataformas digitais o controle de assinaturas ficou muito mais fácil. É possível enviar documentos e políticas relevantes para assinatura de forma digital, o que possibilita grande melhoria na gestão e monitoramento de tais documentos. Além do quê, dispensa-se o armazenamento de papel.
Treinamentos online
Um dos grandes problemas para o compliance tem sido a realização de treinamentos de conformidade com os colaboradores. Frequentemente temos o cenário em que a equipe de compliance realiza apenas de dois a três treinamentos de compliance por ano; nesse sentido, muitos colaboradores que ficam apenas meses na empresa sequer chegam a ser treinados no compliance, o que pode aumentar a ocorrência de não conformidades pela ausência de conhecimento do que é não é permitido na empresa.
Assim, treinamentos online e capacitação em compliance passam a ser parte do on boarding do colaborador na empresa. Além disso, vale ressaltar que com treinamentos EAD é possível criar mais treinamentos voltados para os assuntos relevantes para a empresa, otimizando, assim, o trabalho da equipe de compliance e promovendo formação ágil para os colaboradores realizarem.
Riscos e controles internos
Um dos grandes pilares para um programa de compliance eficaz é a identificação de riscos, com monitoramento de controles internos criados para fiscalização e prevenção de fraudes. Com as plataformas digitais a gestão de riscos se torna mais simples, com a possibilidade de criação de planos de ação, distribuição de atividades, monitoramento gráfico de riscos.
Em relação a controles internos, estes também são simplificados, com a possibilidade de reportes imediatos para o setor de compliance em relação a diversos assuntos, tais como: conflitos de interesse, reuniões realizadas com setor público, entre outros.
A tecnologia é forte aliada dos programas de integridade, pois possibilita uma maior facilidade para o monitoramento do programa pela equipe de compliance, reduzindo armazenamento de dados em papel e promovendo maior facilidade para colaboradores realizarem assinaturas de documentos, reportes e treinamentos de não conformidades.
Observação CM Advogados: A partir do surgimento do Compliance na década de 1970, a ideia principal para essa iniciativa era combater práticas financeiras ilegais com técnicas de revisão manual dos dados, assim, como destacado no texto, com a evolução dos meios tecnológicos, as ferramentas para utilização do Compliance foram atualizadas, trazendo funções novas para o programa, como prevenir, mitigar e remediar riscos de conformidade, além de riscos relacionados a fraudes financeiras. A adoção de algumas técnicas, na sua maioria relacionadas a tecnologia, tais como a virtualização de procedimentos, o monitoramento remoto das atividades, a criação de um canal de denúncias, numa plataforma capaz de gerar dados e estatísticas, conforme bem explica o texto, demonstram que a tecnologia é forte aliada dos programas de compliance.

Compliance trabalhista no pós-Covid-19 pode evitar sanções e problemas legais
Fonte: Consultor Jurídico (ConJur)
Logo no início da pandemia, os processos empresariais foram radicalmente alterados para que empresas pudessem funcionar dentro das recomendações de segurança. Com as alterações feitas às pressas, não foi possível investigar e amadurecer eventuais condutas que pudessem expor as empresas a certos riscos. Inclusive, algumas pesquisas apontaram que a área de compliance foi uma das grandes afetadas durante o período da pandemia da Covid-19, seja pelo bloqueio das verbas ao setor ou pela dificuldade em realizar entrevistas presenciais para condução do processo. Por isso, o compliance trabalhista no período pós-pandemia é essencial para mitigação de passivo trabalhista.
Diferentemente da percepção de muitos, que ligam problemas de compliance com questões envolvendo corrupção exclusivamente, a área possui um papel muito mais amplo de gestão empresarial, em que se analisam os riscos a que as companhias estão expostas, adequando-os para estarem em conformidade com a lei.
Passado um ano e meio do início da pandemia da Covid-19, alguns países já retomaram suas atividades em um mundo pós-pandemia com o chamado “novo” normal, e este é o momento ideal para ajustar processos internos, iniciando ou retomando a investigação dos riscos para que as novas medidas estejam em conformidade com as normas de compliance das instituições.
Nesse retorno, a área trabalhista deverá ser uma das primeiras a receber um olhar especial. Com a quantidade de profissionais em trabalho remoto, funcionários afastados por doença, discussões acerca das vacinas, não é difícil imaginar a quantidade de risco envolvido para as empresas e seus gestores. Novas medidas provisórias, leis e outras políticas internas foram criadas às pressas para atender às necessidades de adaptação das empresas ao novo cenário de isolamento social, e o processo de adequação a essas normativas foi bastante desafiador para o setor econômico de forma geral.
Vejamos as Medidas Provisórias nºs 927 e 1.045. A primeira tratou de teletrabalho, banco de horas, antecipação de férias, parcelamento do FGTS, antecipação de feriados e suspensão das exigências administrativas em saúde e segurança do trabalho. A segunda tratou da suspensão do contrato e da redução da jornada proporcional ao salário.
Como se sabe, ambas as medidas foram editadas, tiveram validade, mas caducaram por não terem sido convertidas em lei. Como ficam os efeitos dos atos produzidos durante o período de vigência após o fim da validade?
Como exemplo, citamos um trabalhador que teve suas férias antecipadas sem que tivesse completado o período aquisitivo (medida autorizada pela MP nº 927). Agora a empresa quer demiti-lo. Como o valor das férias já foi pago, na rescisão seria possível descontá-lo do valor das verbas rescisórias?
Ou então o colaborador que entrou em regime de banco de horas negativo, em que ficou em casa sem trabalhar, recebendo seu salário. Pelo prazo tratado na MP, a empresa poderia compensar esse saldo em até 18 meses do fim do período de calamidade pública. A empresa quer demitir o funcionário, mas o saldo devedor é quase igual à totalidade das verbas rescisórias. É possível descontar tudo da rescisão?
Assuntos como esses, e muitos outros, ainda serão discutidos na Justiça. Qual medida tomar? Qual o tamanho do risco? Qual valor deverá ser provisionado?
Tudo isso deverá ser analisado pelo compliance trabalhista. Além das questões transitórias, a adoção de novas medidas também deve ser avaliada.
No novo modelo híbrido, por exemplo, a depender da forma como a jornada será fixada, a empresa precisará definir se o trabalhador poderá ser enquadrado em regime de teletrabalho ou não. Essa diferença traz impactos não só na parte contratual, como também no regime de horas extras e questões de saúde e segurança.
A vacinação de funcionários também é um ponto bastante polêmico e que deve impactar o dia a dia das empresas no retorno às atividades presenciais. Diante da discussão se é obrigatória ou não a vacinação, há algumas medidas que as empresas podem tomar para manter a saúde no local de trabalho, respeitando a individualidade de cada colaborador. Entre elas estão o chamado momento de conscientização, para que o funcionário consiga entender a importância de se vacinar, por meio de orientações e palestras de profissionais da saúde sobre o tema; a instituição de políticas de incentivo, com concessão de folgas remuneradas ou até prêmios para quem se vacinar; e, por último, a eventual rescisão do contrato, podendo ser operada com ou sem justa causa.
A questão dos benefícios, sempre muito discutida no âmbito do Direito Trabalhista, é uma das grandes problemáticas que os recursos humanos enfrentarão. A revisão dos benefícios, cortes e adequações devem ter cuidado especial, sendo ponto importante na gestão do risco e na satisfação dos atuais e futuros empregados.
Além disso, com a nova Lei Geral de Proteção de Dados em vigor, e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) iniciando os processos de investigação de ilegalidades e descumprimento da lei, o contrato de trabalho é, sem dúvida, um dos grandes focos de riscos. Por isso, é importante que as empresas estejam adequadas à nova lei, não só nas contratações, mas no período pré-contratual e pós-contratual. Exemplo: há o interesse em contratar novos profissionais. Alguns currículos são recebidos, com o armazenamento dos dados. É necessário enviar um termo de consentimento, pedindo autorização para armazenamento dos dados, informando onde, como, quando e o motivo disso. A falta desse documento já poderá implicar em sanção da ANPD.
Não menos relevante, temos também o gerenciamento das mídias sociais, que seguem a cada dia com mais ascensão e visibilidade. Em quanto tempo a reputação da sua empresa poderá ser destruída? Pelas mídias sociais, em segundos. Treinamento e elaboração de regras claras sobre as mídias sociais é um dos pilares essenciais do programa de compliance trabalhista. O regimento interno é um grande aliado da empresa nesse sentido.
Esses são apenas alguns pontos importantes a serem explorados pelo compliance trabalhista dentro das empresas, principalmente nesse período de retomada e reorganização interna dos negócios. Para que a transação do provisório ao definitivo seja tranquila e não traga problemas legais e financeiros, a apuração dos riscos é essencial para embasar a tomada de decisão.
Observação CM Advogados: Frente às expressivas discussões, dúvidas e demandas judiciais que assolarão os tribunais do Brasil no que se referem às questões de cunho trabalhista no chamado pós-Covid, apresentam-se como forma de diminuir o dispêndio econômico resultante, os programas de integridade. Sabe-se que um efetivo programa de compliance é responsável por monitorar integralmente os processos e procedimentos inerentes às atividades sensíveis das empresas. Dessa maneira, os procedimentos que envolvam relações trabalhistas não fogem à regra, pelo contrário, merecem ser monitorados afinco para que se possa reduzir cada vez mais o risco de eventuais demandas trabalhistas e seus custos, mesmo em momentos de incerteza quanto a questões tão relevantes como as trazidas pelo texto.

Investir em cultura de integridade torna o compliance mais efetivo nas organizações
Fonte: Anahp
O fator humano é fundamental para o desenvolvimento do compliance e contribui para a construção de uma cultura organizacional saudável, promovendo longevidade para as empresas.
Atualmente, as empresas têm sido desafiadas diariamente a se transformarem, seja estrutural ou culturalmente. Além de um cenário de evolução digital, no setor de saúde, a pandemia da Covid-19 impôs situações inéditas e imperativas e a inovação foi o caminho trilhado pelas organizações rumo à superação em um cenário desfavorável. É em momentos como este que a estruturação e o estabelecimento de um compliance efetivo faz a diferença, ajudando a garantir a conformidade com a lei vigente e o cumprimento de valores institucionais. Sobre esse assunto, a Associação Nacional de Hospitais Privados (Anahp), em parceria com a Hospitalar, promoveu a palestra "Visão de Futuro: Ética e criação da cultura de Integridade", que contou com Rodrigo Fontoura, diretor-presidente da Abraecom, e foi moderada por Gustavo Pereira, Coordenador do GT de Compliance da Anahp.
A abertura do evento foi realizada por Cintia Ricco, head de Ética e Compliance da Associação, que reforçou o conceito de que uma forte cultura de ética e efetivo programa de integridade buscam a criação de pontes e não muros. "Tomadas de decisão devem ser pautadas nos princípios éticos, já que nem todas as vezes as situações são preto no branco. Por isso, desde 2015 a Anahp possui um grupo dedicado na discussão do tema ética e compliance", finalizou.
Ao iniciar sua fala, Fontoura discorreu sobre os conceitos fundamentais de ética e compliance, assim como a relação e benefícios de ambos para qualquer tipo de organização. O executivo explicou que a ética é a reflexão que nós temos em relação a nossa própria conduta e de outras pessoas, pois vivemos em sociedade. "Nós temos critérios de eticidade pelos quais nos pautamos para avaliar nossas ações, sendo eles classificados como social, pessoal, de necessidade e de oportunidade", diz.
Sobre a estruturação de uma área de compliance nas empresas, o palestrante explica que é importante que, dentro das organizações, a área tenha a responsabilidade de levar a empresa a estar em conformidade com a lei, valores, princípios e políticas do negócio. É através da "régua" do compliance que a atuação das empresas deve ser medida. "A divisão mais destacada é a de integridade, que é voltada para a conformidade às normas relacionadas ao comportamento ético e ao combate à corrupção, incluindo o cumprimento das diversas legislações com este fim", afirma.
A tendência atual é que as empresas busquem investir em ações para se adaptar ao compliance, já que a falta dele pode facilitar o descumprimento de disposições legais, regulamentares e do código de conduta. Por consequência, a não-conformidade leva a sanções penais e regulatórias, podendo representar prejuízos financeiros ou indenizatórios, além de danos à imagem pública e reputação das instituições no mercado.  "Organizações com a primeira geração de compliance possuem um mecanismo extremamente legalista, com modo da atuação focado no CNPJ e preocupado em produzir documentos e ferramentas de controles internos. Já nas empresas que migraram para uma segunda geração, encontramos um mecanismo em que existe protagonismo das pessoas, além de ser focado na criação da cultura de integridade que molda a cultura corporativa", explica Fontoura.
Para o diretor-executivo, cenários como o da Covid-19 podem ser propícios para abrir espaço para ações de corrupção, como foi visto em alguns casos relacionadas às vacinas, por exemplo. Assim, ele identifica a importância da criação da cultura de integridade juntamente com o compliance, visando tornar não apenas a própria empresa, mas a sociedade mais íntegra, justa e ética. "A Anahp auxilia os hospitais a construir programas de compliance efetivos, buscando o aperfeiçoamento no combate à corrupção e o foco na construção e no fomento de uma cultura de integridade inclusiva".
Já na segunda parte do evento, a proposta de uma mesa redonda trouxe a visão de CEOs de grandes hospitais sobre ética e integridade e qual o peso do tema nas organizações. Participaram da conversa José Marcelo, diretor-presidente do Hospital Alemão Oswaldo Cruz, Mohamed Parrini, CEO do Hospital Moinhos de Vento, Henrique Salvador, presidente da Rede Mater Dei Saúde, e Fernando Torelly, CEO do Hcor.
José Marcelo defende que para a instituição e o indivíduo se desenvolverem é necessário desenvolver consciência sobre a importância do tema, assim como utilizar da característica humana dessa segunda geração de compliance. "O primeiro elemento de transformação da cultura é o exemplo de lideranças para os colaboradores", explica. Além disso, é importante investir em processos que apoiam e desenvolvem a cultura, como código de ética, canal de manifestações e fórum periódico de discussão.
Parrini também defendeu que pequenas ações podem ditar o futuro de grandes organizações. "A vida seria mais feliz se a sociedade não colocasse regras para nós, mas o processo civilizatório nos constrange por um bem maior, um bem coletivo, para vivermos em condomínio", complementa. Sobre o mesmo assunto, Salvador defende que "a transparência e a prestação de contas são pilares importantes dentro de qualquer estrutura de compliance que visa ser relevante para a organização".
Para Torelly, não adianta instalar gestão de alta performance se não tiver cultura desenvolvida. "Nós temos que refletir sobre as mudanças que a sociedade está passando e como elas nos afetam. Assim, a melhor ferramenta de gestão é a transparência. Uma forma de transpassar essas informações é utilizando métodos lúdicos para tratar de compliance", sugere.
Por fim, os CEOs concordaram que no setor da saúde existe uma obrigação em se trabalhar com ética, transparência e eficiência, uma vez que, em momentos como a pandemia, apenas a luta contra a desigualdade e pelo acesso igualitário aos direitos se tornam capazes de minimizar danos.
Observação CM Advogados: Na atualidade, a constatação de que os programas de integridade têm crescido é inegável, além disso, como analisa o texto una-se a um cenário de evolução digital, no setor de saúde, onde a pandemia da Covid-19 impôs situações inéditas e imperativas onde a inovação foi o caminho utilizado frente ao cenário totalmente desfavorável. O programa de integridade tem força de estímulo, e é bem-vindo em todas as áreas, de forma geral, com a função de causar mudanças benéficas, principalmente, através dos códigos de ética e conduta das empresas, organizações, etc., além disso gera adaptação ao compliance, que garante o cumprimento das disposições legais, regulamentares e do código de conduta, diminuindo drasticamente o número de sanções penais e regulatórias, que poderão representar prejuízos financeiros ou indenizatórios, além de danos à imagem pública e reputação das instituições no mercado.

Colaboradores responsáveis
Celso Cordeiro de Almeida e Silva – OAB/SP 161.995
Marco Aurélio de Carvalho – OAB/SP 197.538
Aline Cristina Braghini – OAB/SP 310.649
João Paulo Dias Morandini – OAB/SP 453.207
Roberto Carlos Antonio Junior – OAB/SP 426.319